Met het ontwerp van een kwaliteitsdatabase voor spoedeisende hulp biedt Acknowledge ondersteuning aan ORCA in het verbeteren van de zorgkwaliteit en wetenschappelijk onderzoek.
Als je zicht hebt op wat je aan het doen bent kun je de zorg verbeteren. Wij zochten een geschikte partner die met ons een kwaliteitsdatabase kon opzetten. Doorslaggevend was dat Acknowledge echt persoonlijk maatwerk kan leveren.
Marjolein KremersOm de kwaliteit van de zorg voor patiënten op de spoedeisende hulp (SEH) te waarborgen en verbeteren is het belangrijk om gebruik te kunnen maken van betrouwbare kwaliteitsinformatie. Het Onderzoeksconsortium Acute Geneeskunde (ORCA) wil daarom een centrale landelijke database realiseren waarin alle informatie uit zorgcentra wordt verzameld. Zo kan de kwaliteit van de acute zorg in Nederland worden gemonitord en waar nodig bijgesteld. Het zorgteam van Acknowledge gaf met hun integrale aanpak voor het ontwikkelen en implementeren van informatiesystemen invulling aan deze database, de Dutch Database to Know (DDtK). Het team werkte nauw samen met hoogleraar Interne Geneeskunde Harm Haak en Marjolein Kremers, promovenda op dit project.
Een gefaseerde aanpak
Het zorginnovatieteam van Acknowledge stelde in samenwerking met ORCA een vierfasenplan op om de DDtK te ontwerpen, in te richten en realiseren. Marjolein legt uit: “We hebben heel duidelijk uitgewerkt wat wanneer gedaan moest worden. Door per fase de doelen op te stellen werd het project behapbaar.” De eerste twee fasen van het project zijn inmiddels succesvol afgerond. “We mogen trots zijn op het resultaat dat er ligt. Zodra we de financiering voor de volgende fasen rond hebben kunnen we meteen aan de slag”, vertelt Marjolein. De aanpak van Acknowledge om projecten in fasen op te knippen werpt hier dus zijn vruchten af. Klinisch Informaticus Sanne Soer legt uit: “Door naar tussenresultaten toe te werken zorg je dat je voortgang en overzicht blijft behouden. Je kunt bovendien vaker en beter toetsen of je nog op de goede weg zit.”
Succesvolle basis voor ontwerp, inrichting en realisatie
Duidelijke vertaling van technische ontwerpen
Goede voorbereiding op toekomstige uitdagingen
De juiste data
De input voor de database voor acute zorg komt uit de Elektronische Patiëntendossiers (EPD’s). Ziekenhuizen en zorginstellingen gebruiken deze database-software om gegevens van hun patiënten centraal bij te houden. Tijdens de ontwerpfase werd echter al snel duidelijk dat het een flinke uitdaging is om data die wordt geregistreerd in het zorgproces een-op-een te gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden. “De informatie die momenteel in een EPD wordt gezet is vaak veel te uitgebreid. Tegelijkertijd ontbreekt de data die juist wél relevant is voor de acute zorg”, legt Marjolein uit. Het gebruik van EPD’s is niet gestandaardiseerd. Hierdoor zit er inhoudelijk veel verschil tussen gebruikers onderling en zéker tussen ziekenhuizen. Sanne: “De informatie die artsen hierin registreren is namelijk niet primair bedoeld om kwaliteitsanalyses mee uit te voeren.” Door hier in het ontwerp rekening mee te houden en waar mogelijk informatiestandaarden toe te passen kan dit probleem worden aangepakt. “We zijn nu goed voorbereid op de uitdagingen en weten wat we moeten doen voordat de database bruikbaar is. Het helpt me heel erg om de logica achter de EPD’s te kennen. Als je dit bij andere artsen uitlegt krijgen ook zij het inzicht om hun EPD op een zo goed mogelijke manier in te zetten”, vertelt Marjolein.
Duidelijke projectstructuur
Tijdens het project werkte het zorgteam van Acknowledge voornamelijk samen met Harm en Marjolein. Zij waren er op hun beurt verantwoordelijk voor het bestuur van ORCA op de hoogte te brengen. Noortje Habes, consultant bij Acknowledge, legt uit: “We hebben bewust gekozen voor een duidelijke projectstructuur, zodat we samen naar een overleg met het ORCA-bestuur konden toewerken.” Dankzij deze aanpak was het bestuur steeds goed geïnformeerd, zodat ze heldere keuzes konden maken. Marjolein: “Acknowledge zorgde ervoor dat wij met een goed pakket aan informatie op weg konden naar ons bestuur. Zo maakten zij bijvoorbeeld een architectuurmodel voor dummy’s voor ons, waardoor wij zelf het ontwerp aan het bestuur konden uitleggen.”
Twee werelden samen
Het vertalen van de technische ontwerpen naar begrijpelijke taal was soms een flinke uitdaging. Het team merkte in het begin dat twee werelden samengebracht moesten worden. Noortje legt uit: “De opdrachtgever wilde de informatiekant van het project gaan ontdekken. Wij moesten ons als implementatiepartner juist weer verdiepen in de werkomgeving van ORCA. Je bent tenslotte samen één team.” Waar nodig maakten Noortje en Sanne gebruik van de expertise van collega’s binnen Acknowledge. Marjolein: “Dat is ook de kracht van dit team. Het contact was heel prettig en laagdrempelig. Door op tijd bij te sturen verliep de samenwerking binnen het project altijd goed. Ik geef het zeker een acht!”
