De schouwburg in Nijmegen heeft meer focus op kerntaken dankzij een totaalpakket op maat

Stadsschouwburg Nijmegen en concertgebouw De Vereeniging zien een sterke verbetering van hun telefonie en bereikbaarheid dankzij het langdurige partnerschap met Acknowledge.

Ga je in hartje Nijmegen naar een toneelstuk, concert of zakelijk evenement? Dan kom je al gauw bij de Stadsschouwburg en concertgebouw De Vereeniging terecht. Deze twee organisaties in één, met een totale bezetting van 60 medewerkers, bieden jaarlijks ruim 250 voorstellingen en hebben ruimte voor tientallen zakelijke evenementen per jaar. Dit zorgt voor een complexe werkstructuur, met overdag voornamelijk kantooractiviteiten en ’s avonds voorstellingen en vele bezoekers. Voor Acknowledge lag hier een mooie uitdaging in het aanpakken van de telefonie en de bereikbaarheid.

Een uitdagende klantvraag

Aanvankelijk kwam de schouwburg met Acknowledge in contact vanwege de sterk verouderde telefooncentrales die op beide locaties werden gebruikt. Hieruit ontstond een mooi partnerschap, waarin Acknowledge aan de hand van de wensen en uitdagingen van de schouwburg haar visie op de telefonie en bereikbaarheid heeft neergelegd. Er was veel aandacht voor het beleid en vooral de functionaliteit van de stadsschouwburg en het concertgebouw. Schouwburg- en concertpodia zijn voor een groot deel afhankelijk van kaartverkoop, waardoor ze over het algemeen geen constante inkomsten hebben. Het was daarom van belang dat kosten onder controle werden gehouden voor dit project en de exploitatie ervan de komende jaren.

Verouderde communicatie

De telefonie en bereikbaarheid van de stadsschouwburg en het concertgebouw was niet optimaal ingericht. De telefooncentrale was sterk verouderd en daardoor instabiel, weinig functioneel en duur in onderhoud. Het telefonie- en piepersysteem waren bovendien niet gekoppeld. Daarnaast werkte de organisatie met verschillende partners voor het LAN, de verbindingen en de telefonie. Als gevolg liepen de medewerkers rond met drie verschillende apparaten: een telefoon, een pieper en een portofoon. Medewerkers werken afwisselend bij zowel de stadsschouwburg als het concertgebouw. Het was lang niet altijd duidelijk welke medewerker waar aan het werk is. Hierdoor waren ze vaak slecht bereikbaar en was niet inzichtelijk welke bhv’ers binnen waren en waar ze zich bevonden. Daarnaast voerden medewerkers van de stadsschouwburg en het concertgebouw een aantal technische handelingen, zoals het regelen van de slagbomen en de toegangsdeuren, nog met de hand uit.

Oplossing op maat

Acknowledge bracht de schouwburg een oplossing waarbij hun bedrijfsdoel beter bereikt wordt. Doordat medewerkers makkelijker bereikbaar zijn helpen ze meer klanten. Dit resulteert in een groei van de kaartverkoop. Bovendien kunnen ze beter op kansen inspelen wanneer informatie zorgvuldiger wordt gelogd. Bij de Stadsschouwburg en De Vereeniging in Nijmegen zijn technische oplossingen gebruikt om de processen te verbeteren. Hierdoor kunnen medewerkers zich beter op hun kerntaken richten. Op deze manier zet Acknowledge doeltreffende ICT-dienstverlening in als basis waarop organisaties hun doelstellingen kunnen behalen. “De totale integrale communicatieomgeving zorgt voor een optimale functionaliteit voor de klant”, vertelt Rudy Koenen, ICT-consultant bij Acknowledge.

Een bijzonder project

Dit is geen project met een kop en een staart, het is een langdurige samenwerking en een partnerschap. “In een volgende fase van dit project pakt Acknowledge de overige onderdelen van de automatisering aan. Hierdoor bieden we een echte langetermijnoplossing”, legt Peter van Schayk, branchemanager bij Acknowledge, uit. De Stadsschouwburg en concertgebouw De Vereeniging hebben als doel om in de regio op het domein cultuur en ontspanning een breed portfolio van voorstellingen aan te bieden, van pop tot klassiek, waarbij de zalen zoveel mogelijk gevuld worden. Daarnaast willen ze hun locaties openstellen voor conferenties en zakelijke evenementen. Acknowledge helpt daarbij door visie en technologie te leveren en zelfs op het gebied van marketing hun steentje bij te dragen. Een totaalpakket!