Medewerkers van SOVAK gaan plaats- en tijdonafhankelijk werken dankzij het ontwerp, de ontwikkeling en de adoptie van de nieuwe digitale werkplek.
"Je hebt leveranciers en je hebt partners. Acknowledge denkt mee en durft ook kritisch te zijn, kernmerken van een echte partner!"
Michiel BaelemansSOVAK is een zorgorganisatie in West-Brabant die wonen, werk, zorg en ondersteuning biedt aan mensen met een (verstandelijke) beperking. Zij zetten zich dagelijks in met ongeveer 900 medewerkers en ruim 500 vrijwilligers. Het ICT-landschap van SOVAK was verouderd en aan vernieuwing toe. Michiel Baelemans, strategisch ICT-adviseur bij SOVAK, legt uit: “Ik heb zo’n zeventien jaar voor SOVAK gewerkt voordat ik in 2008 wegging. In die tijd was ik ook altijd bezig met vernieuwing op het gebied van ICT. In 2019 kwam ik weer terug bij SOVAK. De apparatuur was verouderd en licenties waren niet up-to-date. Er moest een enorme inhaalslag worden gemaakt. De situatie zoals hij toen was en de gewenste situatie heb ik verwerkt in een masterplan.” In het masterplan is een grote rol weggelegd voor de nieuwe digitale werkplek. De medewerkers van SOVAK moeten veilig plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken en krijgen allemaal hun eigen individuele account.
Meerdere partijen
Voor de uitvoering van het masterplan werken drie ICT-partijen nauw samen. Commit-IT levert de hardware-architectuur, Itzos levert de Enterprise Service Bus (inclusief RBAC-module) en Acknowledge is verantwoordelijk voor het ontwerp, de ontwikkeling en de adoptie van de digitale werkplek. Voor Michiel was het een bewuste keuze om met meerdere partijen samen te werken. “In het verleden maakte SOVAK gebruik van één leverancier voor alles. Toen die partij de stekker eruit trok werd ineens duidelijk hoe kwetsbaar je dan bent als organisatie. Daarom werk ik liever met een mix van verschillende leveranciers. En als je er op een goede manier in zit versterk je elkaar juist. We zijn kritisch en transparant naar elkaar. De kracht zit in de samenwerking.”
Het belang van adoptie
“Voor ons was het belangrijk om erbij stil te staan hoe we onze zorgmedewerkers mee kunnen nemen in de ontwikkelingen. Als je zo’n traject niet goed aanvliegt, dan kan dat veel weerstand opleveren”, zegt Michiel. Ze waren dan ook op zoek naar een partij die een bijdrage kon leveren aan de slimme digitale werkomgeving en vooral de adoptie hiervan. In het gesprek met Acknowledge kwam het belang van adoptie heel erg naar voren. Michiel: “Dat vind ik zelf ook een belangrijk onderdeel in het werken in een ICT-omgeving. Natuurlijk konden andere partijen dezelfde technologische dienstverlening leveren, maar het is juist belangrijk om te snappen wat er bij een zorgorganisatie achter de voordeur gebeurt. De focus op adoptie gecombineerd met de kennis en ervaring die Acknowledge heeft in de zorg gaven me gewoon een goed gevoel.”
De slimme digitale werkplek
De digitale werkplek is een online portaal dat overal en op elk apparaat beschikbaar is. Marc Rietbergen, consultant bij Acknowledge, legt uit: “In de slimme digitale werkplek integreren we het traditionele intranet, het sociale intranet en online bedrijfsapplicaties. Het traditionele intranet wordt vooral gebruikt om organisatienieuws te delen en de contactgegevens van collega’s op te zoeken. Met het sociale intranet wordt samenwerking en kennisdeling gestimuleerd. Onder de online bedrijfsapplicaties vallen ook de programma’s van Microsoft 365, zoals SharePoint, Teams en Outlook.” Zo werkt SOVAK toe naar een flexibele werkomgeving.
Persoonlijke accounts
Een van de grote veranderingen voor de medewerkers is dat ze voortaan hun eigen persoonlijke account krijgen. “Voorheen gebruikten ze groepsaccounts. Dat vraagt wel om een andere manier van werken. Voortaan kun je niet zomaar de tablet aan een collega geven. Je moet eerst uitloggen en dan moet die collega zelf inloggen in zijn of haar eigen account. Daarom vind ik het zo belangrijk dat we goed laten landen waar we nu mee bezig zijn, wat het inhoudt en vooral wat het oplevert. We hebben maar één kans om het goed te doen”, vertelt Michiel.
Spanningsveld
Het technisch gedeelte van het project is nu nagenoeg afgerond. “Nu wordt het spannend, want we gaan de nieuwe zaken naar de eindgebruikers brengen. Daar hebben we heel veel over nagedacht. En het hele coronagebeuren maakt het nog extra complex, want we moeten onze plannen steeds bijstellen. Binnen de zorg ligt de prioriteit nu simpelweg niet op ICT-ontwikkelingen. We moeten goed voor ogen hebben hoe we dat spanningsveld tussen de zorg en de ICT aanvliegen”, legt Michiel uit. “Ik hoop dat we straks blije medewerkers hebben die zich gesteund voelen op een manier die bijdraagt aan de kwaliteit van de ondersteuning aan de cliënten en de vreugde die ze hebben in hun werk.”
Een echt partnership
De samenwerking tussen SOVAK en Acknowledge verloopt goed. Paul Slaats, accountmanager bij Acknowledge: “Het is echt een partnership. Het is zo mooi dat we op deze manier organisaties in de zorg kunnen ondersteunen. De samenwerking verloopt heel fijn, ook met de andere partijen.” Michiel sluit zich hierbij aan: “Soms ligt de focus nog iets te veel op de techniek. Maar ik merk dat ik steeds meer een band krijg met bijvoorbeeld Marc en Joyce (van Roy, consultant bij Acknowledge). Ik ervaar Acknowledge dan ook echt als een partner in dit complexe traject!”
